Lesebrett i lokal styring

Lesebrett i lokal styring

Generelt

Omtale

Mange kommunar har vist interesse for iPad-prosjektet i Ullensvang herad, og me legg difor ut informasjon som er relevant for dei som vurderer å gjera det same som oss.

Bakgrunn for innføringa

Apple iPad er eit lesebrett som vart lansert i april 2010 i USA, og har til no vorte seld i 8 mill. eks. Brettet er ikkje enda tilgjengeleg i Noreg, men er venta før jul. Brettet har ein 10' touch-skjerm, trådlaust internett og batteritid på 11 timar. IKT-avdelinga  har prøvd ut Apple iPad som mogeleg reiskap i lokalstyret og har funne svært tenlege løysingar. Kostnaden ved innkjøp av 30 brett er forventa til  120.000 eks. mva.Å gå over til bruk av lesebrett for representantane i lokale styre og utval har fleire fordeler. På den eine sida er vinsten økonomisk og miljømessig ved innsparing på produksjon og utsending av papirsett til representantane, og på andre sida er letten i arbeidet til representanten som får verkty for enklare handsaming av dokument og betre kommunikasjon med andre representantar og sentalleiinga i kommunen.Kostnader ved utsending av møtepapir er i Ullensvang herad, om ein reknar om lag 60 møte i året, slik:

Papir, etikettar, konvoluttar og kopiering: 22.000

Medgått arbeidstid til klargjering 200 timar, inkl sos. utg. 47.500

Porto, innkalling og referat: 64.000

I alt pr år: 133.500

For politikarane

For representantane vil det føra med seg at ein får enkel tilgang til møtepapir , reglement og lovverk, som kan oppbevarast i brettet og vera tilgjengeleg kvar som helst. Dokumenta vert gjort tilgjengelege som PDF-dokument.Brettet har verkty for annotering av PDF dokument. Det vil sei at ein når ein les kan ein bruka fargemarkering i teksten og legga inn merknader, endringsforslag og meldingar til medrepresentantar i saksdokumentet. Desse kan lagrast i dokumentet og sendast vidare som epost.Representantane får epostadresse og kalendar på Ullensvang herad sin postserver. Systemet har høve til push av epost, slik at brettet alltid vil ha oppdatert kalendar og epost, så sant det har tilgang til trådlaust nett. Det vil og sei at representantane lett kan kommunisera med kvarandre, gruppa eller rådet ein høyrer til. Desse vert lagde som grupper i herads-adresselista. I tillegg kan representantane vedlikehalda si eiga adressebok om ynskjeleg.Brettet har og verkty for produksjon av tekst, og kan senda tekst i Word-format for vidare handsaming eller utskrift på ein stasjonær PC. Det vil sei at representantane kan senda sitt forslag til vedtak direkte til referenten/ordføraren, gjerne i møtet, for direkte innarbeiding i røystinga.Representantane har og kjapp tilgang til internett for oppslag i lover, regelverk, partisider eller wiki.

Litt om det tekniske

Me brukar Acos WebSak og eksporterer møteinnkallingar og -referat derfrå som PDF-filer.Desse vert lasta ned frå eiga nettside på den ekelte politikaren sin iPad. Der brukar ein Goodreader til dokumentsamling og -handtering.
Goodreader har gode annoteringsverkty med notat, utheving, friskriving og bokmerking direkte i PDF-en, som kan lagrast som annotert dokument, eller direkte i originalPDF-en. 

Politikarane har og tilgang til Pages for lengre notat, eiga skriving og innlevering av framlegg. 

Me har lagt inn politikarne i Exchange, og synkar den enkelte iPaden mot politikaren sin konto.Det betyr at dei har oppdatert kalendar og får direktemail, samstundes som dei kan kommunisera med partigruppe og samarbeidspartar.Dvs, at eit annotert PDF-dokument kan sendast direkte til partifeller for vidare arbeid, kommentering. 

I tillegg disponerer kvart parti en ftp-konto der dei kan lagre eigne dokument for gruppa, og ei fellesmappe for hele flokken.  

I dokumentista finn du presentasjon av prosessen. 

Lisensiering av Apps kan ordnast ved at ein har ein konto med betalingsrett som "Giftar" apps til andre. Slik kan ein betala det antall ein brukar. Eg har ein hovedkonto med kredittkort som eg brukar til dette.

Dokument

Presentasjon av prosessen: iPad i kommunalt styre.pdf

Utlånsavtale mellom politikar og Ullensvang herad: Avtale med politikar.pdf

Presentasjon for formannskapet av prosjektet: Bruk av lesebrett i lokalstyret orientering formannskap.pdf